SCANNING INTERNAL ORGANIZATION ANALISYS

SCANNING INTERNAL ORGANIZATION ANALISYS

(Analisis Organisasi Lingkungan Internal)

A.    PENGERTIAN LINGKUNGAN

     Lingkungan organisasi secara umum dapat diartikan sebagai suatu yang tak berhingga (invite) dan mencakup seluruh elemen yang terdapat di kuar suatu organisasi. Dalam kenyataannya, tidak semua elemen lingkungan tersebut berpengaruh secara langsung terhadap organisasi. Karena itu, definisi sebelumnya bisa dipersempit. Untuk keperluan analisis, lingkungan bisa diartikan sebagai seluruh elemen yang terdapat diluar batas-batas organisasi, yang mem[unyai potensi untuk mem[engaruhi bagian ataupun organisasi secara kesuruhan.

     Sebagai suatu sistem, organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya. Apabila ingin hidup dan bertahan, maka organisasi tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Kegagalan menyesuaikan diri terhadap lingkungan akan berakibat fatal. Organisasi tersebut akan mati.

     Lingkungan organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam: eksternal dan internal. Lingkungan eksternal merupakan elemen-elemen di luar organisasi yang relevan tehadap kegiatan organisasi. Organisasi memperoleh input dari lingkungannya (bahan baku, karyawan), memprosesnya menjadi output (produk: barang/jasa). Lingkungan internal berada dalam organisasi, misal: karyawan, direksi, pemegang saham.

B.     SEGMEN-SEGMEN LINGKUNGAN

     Keadaan lingkungan suatu organisasi bisa dipahami bisa dianalisis terhadap segmen-segmennya yaitu bagian bagian lingkungan yang berpengaruh terhadap prilaku maupun performasi organisasi.

     Berbagai pendapat menyatakan bahwa lingkungan sebuah organisasi (perusahaan Industri ) terdiri dari bermacam-macam segmen, seperti industry, bahan baku, tenaga kerja, keuangan, pasar, teknologi, kondisi ekonomi, pemerintah, dan kebudayaan. Setiap segmen ini perlu dianalisis untuk megetahui elemen-elemennya dan juga kesempatan serta hambatan yang dapat ditimbulkan bagi organsasi.

Penjelasan mengenai setiap segmen lingkungan tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Industri

            Mencakup seluruh organisasi lain yang bergerak disektor kegiatan yang sama dan merupakan saingan bagi organisasi yang kit pelajari. Corak segmen ini berpengaruh terhadap ukuran organisasi, intensitas promosi yang perlu dilakukan, jenis konsumen, serta tingkat keuntungan rata-rat dari seluruh organisasi yang bergerak di sector kegiatan tersebut. Banyaknya organisasi yng bergerak di sector kegiatan yang sama berpengaruh terhadap tingkat ketidakpastian dalam persaingan ant organisasi. Jika saingan terdiri dari perusahaan-perusahaan besar dalam jumlah terbatas, maka tngkat ketidakpastian lingkungan menjadi semakin tinggi.

2.      Bahan Baku

            Organisasi mendapatkan bahan baku dari lingkungannya. Kerapkali, lingkungan tidak menyediakan bahan baku dalam jumlah yang cukup, ataupun bahan baku tersedia dengan harga yang tinggi, sehingga membahayakan bagi organisasi. Perubahan keadaan segmen bahan baku berpengaruh terhadap industry. Contohnya; kenaikan harga minyak menebabkan industry otomotif cenderung memproduksi mobil berukuran kecil yang hemat bahan bakar.

3.      Tenaga Kerja

            Organisasi perlu mendapatkan tenaga kerja dengan tingkat keahlian, kualifikasi, dan jumlah yang cukup. Jika kebutuhan tenaga kerja ini tidak dapat dipenuhi oleh lingkungan, organisasi akan mendapatkan kesulitan dalam menghasilkan out put. Kalangan ini jiga menyebabkantenaga kerja menjadi mahal dan sulit diperoleh.

4.      Keuangan

            Segmen ini menggambarkan tingkat kemudahan untuk memperoleh sumber keuangan bagi organisasi. Bursa saham, pasar modal, bank, dan perusahaan asuransi merupakan bagian dari segmen keuangan ini. Tingkat bunga yang berlku juga berpengaruh terhadap kemudahan memperoleh sumber keuangan. Tersedinya sumber keuangan dengan tingkat bungayang rendah akan merangsang pertumbuhan organisasi secara cepat. Pertumbuhan yang lambat umumnya terjadi apabila organisasi tidak mampu mendapatkan sumber keuangan yang murah di lingkungannya, sehingga terpaksa menggunakan sumber keuangan  dari dalam organisasi sendiri. Peminjaman uang yang berlebihan  dari luar juga akan menyebabkan sebagian control terhadap organisasi terpaksa iberkan kepada pihak yang memberikan pinjaman.

5.      Pasar

            Segmen ini menggambarkan besarnya permintaan konsumen terhadap produk atau jasa yang dihasilkan oleh organisasi. Segmen pasar bepengaruh terhadap organisasi melalui besarnya permintaan akan out put organisasi. Jika pasar menjadi kecil,organisasi terpaksa mengurangi kegiatannya. Jika permntaan bertambah, kegiatan perusahaan perlu dikembangkan agar mampu memenuhi kebutuhan konsumen dan dapat menjaga posisinya dalam persaingan dengan organisasi lainya. Pentingnya segmen pasar ini juga menyebabkan perlunya dilakukan usaha untuk menjaga konsumen agar tetap setia terhadap out put yang dihasilkan organisasi.

6.      Teknologi

            Teknologi yang merupakan pengetahuan serta teknik-teknik yang ignakan untuk membuat produk ataupub jasa, berpengaruh teradap cara pengelolaan organisasi. Tingkat teknologi yang dugunakan berpengaruh terhadap ukuran dan tingkat keahlian yang harus dimiliki dalam organisasi. Organisasi yang tidak mampu mengikuti perkembangan teknologi seringkali terpaksa menghentkan kegiatannya.

7.      Kondisi ekonomi

            Segmen ini menggambarkan keadaan umum dari perekonomian daerah ataupun negara dimana suatu organisasi berada. Kondisi ekonomi ini antara lain digambarkan oleh besarnya daya beli konsumen, baku dan tenaga kerja, tingkat permintaan terhadap produk suatu sektor, dan kapasitas produksi total dari sektor. Pengaruh kondisi ekonomi ini terasa oleh semua jenis organisasi, baik organisasi pemerintah, perusahaan, maupun organisasi sosial yang tidak mencari keuntungan.

8.      Pemerintah

            Segmen ini mencakup peraturan-peraturan dan system pemerintahan, serta system politik yang melingkupi organisasi. System politik, seperti ideology kapitalis ataupun sosialis, berpengaruh terhadapkebebasan organisasi dalam menjalankan usahanya.

9.      Kebudayaan

            Segmen ini mencakup karakteristik demografis dan system nilai yng berlaku pada masyarakat dimana organisasi berada. Karakteristik demografis mencakup distribusi pendapatan, tingkat pendidikan, penyebaran penduduk, dan sebagaina. System nilai merupakan komponen penting dari kebudayaan dan seringkali berpengaruh terhadap cara pengelolaan organisasi. Perusahaan-perusahaan jepang jarang sekali melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawannya walaupun kegiatannya sedang menurun. Hal ini terjadi karena pekerja dianggap sebagai anggota keluarga oleh perusahaan, dan tidak dipandang sebagai tenaga sewaan yang bias dihentikan jika tidak lagi diperlukan.

Sembilan segmen lingkungan ini terdiri dari berbagai elemen yang ingap mempunyai potensi untuk mempengaruhi organisasi. Setiap segmen mestinya diamati dan dianalisis oleh pemimpin organisasi agar dapat ditetapkan cara pengelolaan organisasi yang sesuai untuk menhadapinya. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua segmen sama pentingnya bagi organisasi. Walapun ada kaitan antara masing-masing segmen, tetapi biasanya ada satu atau beberapa segmen yang besar pengaruhnyaterhadap organisasi sehingga perl mendapatkan perhatian yang khusus.

C.    IDENTIFIKASI ELEMEN-ELEMEN LINGKUNGAN

Tidak semua orang menyetujui pendapat tentang adanya Sembilan jenis segmen lingkungan seperti yang telah diuraikan. Sesuai dengan prinsip keterbukaan dan ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya, muncul pendapat yang menyatakan bahwa komposisi elemen-elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap organisasi akan berlainan, sesuai dengan perbedaan organisasi maupun kondisi lingkungannya. Karena itu, pendapat ini juga menyatakn bahwa yang lebih penting adalah menemukan cara untuk mengidentifikasikan elemen-elemen lingkungan, sehingga bias digunakan pada semua organisasi yng berada pada lingkungan yang berbeda.

Salah satu cara untuk melakukan identifikasi ini diungkapkan oleh Lubis dalam sebuah penelitian mengenai karakteristik organisasi industry Kecil di Indonesia. Penelitian ini menggunakan uraian mengenai proses kegiatan yang terjadi dalam operasi suatu organisasi perusahaan manufaktur untuk mengidenifikasikan elemen-elemen lingkungan. Dinyatakan bahwa ada suatu proses dasar yang terjadi secara berulang-ulang pada suatu organisasi, dimulai dari masuknya bahan baku kedalam organisasi, transformasi bahan baku tersebut menjadi produk jai, dan akhirnya pemasaran produk jadi kepada konsumen.

Bahan baku yang digunakan, diperoleh dari leveransir bahan baku, yang merupakan salah satu elemen lingkungan. Proses transformasi memerlukan adanya peralatan, enerji, teknologi, serta tenaga kerja. Peralatan dan enerji, masing-masing diperoleh dari leverans. Teknologi yang dgunakan akan sangat dipengaruhi oleh kondisi lingkungan teknologi.tenaga kerja terdapat dari pasar tenaga kerja, yang juga merupakan bagian dari masyarakat. Transformasi yang dilakukan juga akan sangat dipengaruhi oleh corak permintaan pasar, yang juga merupakan salah satu elemen lingkungan.

Pemasaran produk jadi dipengaruhi oleh kondisi pasar, dimana terdapat saingan maupun konsumen, yang keseluruhannya merupakan bgian dari lingkungan ekonomi. Keselurujan proses ini memerlukan adanya modal, yang cara mendapatkannya tergantung pada kondisi lingkungan keuangn. Selain itu, organisasi juga beroperasi dalam kawasan suatu Negara, sehinga pemerintah juga merupakan salah satu dari elemen-elemen lingkungan. Dengan cara yang telah diuraikan ini diharapkan seluruh elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap suatu organisasi dapat diidentifikasikan secara lengkap.

D.    KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN

Pengaruh lingkungan terhadap organisasi dapat dianalisis melalui dua dimensinya,  yaitu melalui kompleksitas dan stabilitasnya. Kedua dimensi ini menentukan besarnya tingkat ketidakpastian lingkungan yang harus dihadapi oleh organisasi. Organisasi harus mampu menghadapi ketidakpastian lingkungan ini agar dapat tetap bertahan dalam lingkungannya.

Ketidakpastian lingkungan menunjukan kepada keadaan dimana organisasi (atau pimpinannya) tidak mempunyai informasi yang cukup mengenai keadaan lingkungannya, sehingga akan menyebabkan timbulnya kesulitan dalam memperkirakan perubahan-perubahan lingkungan yang akan terjadi, ketidakpastian ini menyebabkan tindakan-tindakan yang akan diambil oleh organisasi mempunyai resiko kegagalan yang tinggi.

Kompleksitas (keragaman) lingkungan menunjukan geterogenitas atau banyaknya elemen-elemen eksternal yang berpengaruh terhadap berfungsinya suatu organisasi. Lingkungan terdiri dari jenis lingkungan yang sangat kompleks hingga lingkungan yang sangat sederhana, dimana hanya ada sedikit elemen yang berpengaruh terhadap organisasi. Suatu lingkungan dinyatakan sebagai lingkungan yang sederhana, jika hanya paling banyak 3 dan 4 elemen yangberpengaruh terhadap organisasi.

Stabilitas lingkungan menggambarkan kecepatan perubahan yang terjadi pada elemen-elemen lingkungan. Lingkungan terdiri dari jenis lingkungan yang sangat stabil hingga lingkungan yang sangat tidak stabil. Lingkungan dinyatakan sebagai stabil apabila elemen-elemennya jarang sekalai mengalami perubahan, sehingga keadaan lingkungan boleh dianggap tetap selama bertahun-tahun. Lingkungan yang tidak stabil berubah secara drastic tanpa diduga sebelumnya, sehingga akan mengejutkan bagi organisasi.

Dimensi kompleksitas serta stabilitas itu bias digunakan untuk merumuskan suatu kerangka yang dapat menggambarkan kondisi ketidakpastian lingkungan, seperti yang ditunjukan pada gambar di halaman berikut, dimana lingkungan dibagi nmenjadi empat segmen dengan tingkat ketidakpastian yang berbeda.

Pada lingkungan yang sederhana dan stabil terdapat ketidakpastian yang rendah. Hanya ada sedikit elemen lingkungan yang harus diperhatikan dan elemen-elemen ini tidak ataupun jarang sekali mengalamai perubahan.

Lingkungan yang kompleks dan stabil mengakibatkan ketidakpastian lingkungan yang agak leboh besar dari segmen sebelumnya. Terdapat lebih banyak elemen lingkungan yang perlu diperhatikan dan dianalisis agar organisasi berfungsi dengan  baik. Tetapi ketidakpastian yang dihadapi tidaklah luar biasa besarnya, karena walaupun jumlahnya banyak, elemen-elemen lingkungan tersebhut tidak ataupun jarang sekalai mengalami perubahan.

Lingkungan yang sederhana dan tidak stabil menunjukan tingkat ketidakpastian yang leboh tinggi lagi. Elemen-elemen yang perlu diperhatikan sebenarnya jumlahnya sedikit, tetapi selalu berubah. Perubahan elemen-elemen lingkungan lebih berpengaruh terhadap besarnya ketidakpastian jika dibandingkan dengan pengaruh dari jumlah elemen-elemen lingkungan suatu organisasi. Karena itu, segmen ini  dipandang mempunyai ketidakpastian lebih tinggi dari segmen lingkungan sebelumnya.

Lingkungan yang kompleks dan juga tidak stabil merupakan segmen lingkungan dengan tingkat ketidakpastian yang paling tinggi. Terdapat sejumlah besar elemen lingkungan yang selalu berubah secara tidak terduga dan tanpa dapat dimengerti, sehingga menjadi sulit untuk dianalisis dan menimbulkan ketidakpastian yang tinggi bagi organisasi.

E.     TEKSTUR LINGKUNGAN

Karakteristik dari elemen-elemen lingkungan berpengaruh terhadap tingkat ketidakpastian yang harus  dihadapai suatu organisasi. Elemen-elemen  tersebut, jika ditinjau sebagai suatu kesatuan yang salaing berkaitan, merupakan elemen-elemen yang menentukan corak lingkungan. Emery dan Trist menamakan corak ini sebagai “Causal Texture”, untuk memperlihatkan bagaimana  elemen-elemen lingkungan yang saling berkaitan membentuk kesempatan ataupun ancaman bagi organisasi. Selanjutnya mereka menyatakan bahwa terdapat empat jenis tekstur (corak) lingkungan, yaitu sbb :

1.      Lingkungan Tenang-Acak (Placid-Randomized)

          Merupakan jenis lingkungan yang paling sederhana. Keadaannya tenang, yang berarti elemen-elemennya berubah secara perlahan. Kesempatan dan ancaman munculnya sangat jarang. Tetapi,  lingkungan ini bersipat acak, yaitu perubahan pada suatu elemen terjadi tanpa bias diduga sebelumnya dan tanpa ada nkaitannya dengan elemen-elemen lainnya. Contoh jenis lingkungan ini adlah lingkungan suatu apotik di sebuah kota kecil. Perubahan jarang terjadi dan jumlah elemen yang berkaitan dengan perusahaan apotik sangat sedikit.

2.      Lingkungan Tenang-Mengelompok (Placid-Clustered)

          Jenis lingkungan ini juga cukup stabil, tetapi lebih kompleks dibanding lingkungan Tenang Acak. Elemen-elemen lingkungan berkaitan satu sama lain dan dapat berubah secara bersamaan (simultan).Karena itu, kessempatan dan ancaman dalam lingkungan semacam ini muncul dalam bentuk kelompok sehingga lebih membahayakan bagi organisasio. Karena perubahan lingkungan ini sangat berbahaya, organisasi perlu mengantisipasi dan berusaha menghindari bahaya karena perubahan ini. Akibatnya perencanaan dan peramalan merupakanm hal yang penting bagi organisasi, sedangkan pengelolaan sehari-hari harus dilakukan dengan cara tertentu, sehingga selalu siap untuk menghadapi perubahan lingkungan. Contoh lingkungan Tenang-Mengelompok ini adalah lingkungan suatu industry kimia. Keluhan mengenai polusi akibat buangan industry dapat terjadi secara simultan, yaitu dari penduduk sekeliling,pemerintah, lembaga pecinta alam, bahkan hingga mempengaruhi konsumen serta supplier bahan, kelompok-kelompok luar ini seringkali membentuk pengelompokan yang menuntut pabrik memperhatikan akibat dari buangannya. Karena itu, organisasi perlu merencanakan dan mengantisipasikan jawaban yang tepat bagi tuntutan kelompok ini.

3.      Lingkungan Diganggu-Bereaksi (Disturbed-Reactive)

          Pada jenis lingkungan ini perubahan tidak lagi bersifat acak. Dalam lingkungan ini  tidakan suatu organisasi bias mengganggu ketenangan lingkungan, sehingga akan mengundang reaksi dari organisasi lainnya. Karena itu, lingkungan seperti ini hanya bias terbentuk jika terdiri dari sejumlah organisasi besar yang masing-masing cukup kuat untuk mempengaruhi lingkugan. Selain itu, organisasi-organisasi ini juga saling terlihat satu sama lain, sehingga indaka setiap organisasi diamati secara jelas oleh organisasi lainnya. Lingkungan ini sering kali dinamakan sebagai lingkungan oligopolistic. Contoh dari lingkungan jenis ini adlah lingkungan indutri rokokkretek di Indonesia, yang terdiri dari sejumlah industry rokok kretek yang besar (misalnya Bentol, Djarum, Gudang Garam, dll).

4.      Lingkungan Kacau (Tubulent Field)

          Lingkungan ini itandai dengan kompleksitas yang tinggi dan perubahan yang cepat. Berbagai sector berubah secara drastic, dengan perubahan yang saling berkaitan. Lingkungan jenis ini biasanya memberikn akibat yang negative bagi organisasi. Perubahan lingkungan bias cukup dramatis hingga mampu melenyapkan organisasi. Hal ini misalnya terjadi jika ada perubahan teknologi yang sangat dramatis, sehingga semua produk dengan teknolog lama tidak bias lagi igunakan. Peraturan pemerintah juga bisa memberikan pengaruh yang sama seperti contoh perubahan teknologi tersebut kaena saling mempengaruhi, perubahan elemen-elemen lingkungan bias memberikan akibat negative yang berlipat ganda kepada  organisasi.

          Lingkungan kacau ini jarang terjadi, tetapi jika ada maka perencanaan menjadi tidak berarti bagi organisasi. Perubahan-perubahan terjadi sangat drastic, sehinga idak iantisipasikan oleh organisasi. Cara tebaik untuk menghadapi jenis lingkungan ini adalah melakukan adaptasi, walaupun juga tidak pasti dapat menjamin kelangsungan hidup organisasi.

           

F.     PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ORGANISASI

     Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa karakteristik lingkungan berpengaruh terhadap organisasi. Hal ini terjadi karena adanya ketergantungan organisasi terhadap sumber-sumber yang terdapat pada lingkungan, seperti iuraikan berikut ini.

1.      Ketergantungan Sumber

Organisasi mempunyai ketergantungan ganda terhadap lingkungannya. Produk dan jasa yang merupakan out put organisasi dikonsumsi oleh pemakai yang terdapat pada pada lingkungannya. Di pihak lain, organisasi juga mendapatkan berbagai jenis input dari lingkungannya. Posisi organisasi menjadi berbahaya jika pertukaran input dan out put ini menjadi tidak seimbang. Input yang diperlukan oleh organisasi  sering kali sumbernya ikuasai oleh organisasi lain yang terdapat di lingkungannya, sehingga organisasi terpaksa mempunyai ketergantungan sumber terhadap lingkungannya. Jika tingkat ketergantungan ini tidak terlalu besar, seperti yang terjadi pada lingkungan Tenang-Acak, maka organisasi tidak perlu terlalu memperhatikan  lingkungannya dan dapat memusatkn pehatianny terhadap kegiatan produksi. Tetapi, jika ketergantungan ini sangat besar, organisasi perlu beradaptasi terhadap ketergantungan tersebut dan melakukan tindakan-tindakan yang sesuai untuk menguranginya.

           Terdapat dua cara adaptasi yang dapat ilakukan oleh organisasi. Cara pertama adalah melalui perubahan internal, yaitu dengan menyesuaikan struktur internal organisasi, pola kerja, perencanaan, dan aspek internal lainnya, trhadap karakteristik lingkungan. Cara kedua adalah dengan berusaha untuk menguasai dan mengubah konisi lingkungan sehingga menguntungkan bagi organisasi.

2.      Struktur Organisasi

·         Kompleksitas Struktur Organisasi

Jika lingkungan bertambah kompleks, maka organisasi juga harus menjadi lebih kompleks agar mampu menghadapinya. Setiap elemen dari lingkungan perlu dihadapi oleh suatu bagian khusus dari organisasi. Karena itu organisasi yang terdapat pada lingkungan yang kompleks sehanusnya memiliki lebih banyak bagian maupun jenis tugas.

·         Peredam

James Thompson menggambarkan organisasi sebagai suatu inti teknis pelaksana produksi yang dikelilingi oleh sejumah bagian peredam. Inti teknis merupakan bagian yang mengerjakan tugas utama organisasi, misalnya produks pada sebuah perusahaan industry atau pendidikan pada sebuah peguruan tinggi. Inti teknis ini dikelilingi oleh sejumlah bagian peredam yang bertugas untuk meredam ketidakpastian lingkungan. Untuk setiap sgmen lingkungan dignakan satu again peredam khusus. Bagiab peredam ini berusaha mmbuat kondisi inti teknis menjadi seperti sebuah system tertutup agar bisa berfungsi dengan cara yang paling efesie. Bagian-bagian peredam ini misalnya adalah bagian penelitan dan pengembangan (litbang), keterangan, penjualan, pembelian dan lain-lain.

·         Elemen-Elemen Perbatasan (Bounday Spanning)

Elemen-elemen perbatasan menghubugkan dan menyelaraskan rganisasi terhadap unsur-unsur penting dari lingkungan, baik berupa individu maupun organisasi lain. Peran ini di jalankan leh elemen-elemenperbatasan melalui pertukaran informasi antara lingkungan dan organisasi, sehingga rencana maupun kegiatan dapat dikoordinasikan., dan ketidakpastian dapat dikurangi. Dengan pertukaran informasi ini, organisasi dapat beradaptasi dengan cara yang lebi epat terhadap ligkugannya. Elemen-elemen perbatasan mempunyai dua fungsi yaitu :

ü  Mendeteksi dan memproses iformasi mengenai perubahan yang terjadi pada lingkungan.

ü  Mempresentasikan organsasi terhadap lingkungan.

Bagian-bagian peredam mempertukarkan produk, jasa bahan baku, dan uang antara organisasi dengan lingkugannya. Sedangkan elemen-elemen perbatasa secara jhusus hanya melakukan pertukaran informasi antara organisasi dan lingkungannya. Kaena itu, elemen perbatasan bisa merupakan bagian dari peredam, tetapi secara khusus hanya mengelola pertukaran informasi. Salah satu contoh elemen perbatasan adalah bagian yang melaksanakan riset pasar, yang bertugas memantau perubahan selera konsumen.

Melalui pemantauan ini rset pasar dapat memberikan informasi bagi para pemngambil keputusan. Elemen perbatasan lainnya megamati perkembangan teknolohgi, inovas, perubahan peraturan pemerintah, sumber bahan baku, dan perubahan-perubahan penting lainnhya, sehingga organisasi dapat membuat perencanaan serta penyesuaian yang diperlukan.

Elemen perbatasan juga memerikan informasi ,megenai organisasi kepada bagianbagian dari lingkungan untuk mempengaruhi persepsi pihak luar terhadap organisasi. Di bagain pemasaran, misalnya, dilakukan usaha untuk memperkenalkan organisasi terhadap lingkungan, seperti melalui ikl, promosi, dan kegiaan lainnya, sehingga berbaai phak yang ada di lingkungan tersebut akan memiliki pandangan yang bak dan tertarik untuk mempergunakan produk ataupun jasa yang dihasilkan oleh organisasi.

G.    STRATEGI UNTUK MENGENDALIKAN LINGKUNGAN

Dalam hubungannya dengan lingkungan, selain beradaptasi, organisasi juga bisa berusaha untuk menguasai ataupun mengendalikan lingkungannya, yaitu melalui tindakan berikut :

1.      Mengusahakan terciptanya hubungan yang baik dengan elemen-elemen lingkungan yang terpenting. Antara lain dengan bentuk kegiatan sebagai berikut :

·         Integrasi atau Penggabungan : berusaha menginegrasikan organsiasi lain yang merupakan sumber ketidakpastian, menggabungkannya menjadi bagian dari organisasi kita sendiri,. Inegritas merupakan cara penciptaan hubungan ang paling baik, karena dapat menghilangkan ketergantungan organisasi erhadap elemen-elemen lingkungannya.

·         Kontak atau Joit Venture (uasaha patungan) : usaha patungan mengurangi ketidakpastian melalui ikatan yamng bersifat formal dengan organisasi lainnya. Dalam sebuah usaha patungan, resiko maupun ongkos yang diperlukan untuk suatu kegiatan dapat ditanggung bersama oleh organisasi yang terlibat.

·         Kooptasi dan interlocking Directoorates : kooptasi adalah usaha untuk mengadopsi seseorang yang dianggap penting dari lingkungan, untuk masuk menjadi anggota organisasi. Contoh yang sring terlihat dari kooptasi adalah banyaknya pejabat pemerintah yang duduk sebagai komisaris perusahaan swasta. Interlocking directorate pada dasarnya sama dengan kooptasi. Seseorang yang mempunyai kedudukan penting pada beberapa organisasi lain diaopsi oleh suatu organisasi, sehingga orang tersebut nisa menjadi saluran komunikasi antar organisasi.

·         Pengangkatan Eksekutif : salah satu cara untukmengembangkan hubungan yang baik dengan lingkngan. Seseorang yang memiliki keduukan penting atapun berpengaruh dalam lingkngan, diadopsi oleh organisasi.

·         Iklan dan hubungan Masyarakat : cara tradisional untuk mengembangkan hubungan baik dengan lingkungan dilakukan melaluiiklan, yang tujuannya adaah untuk memperngaruhi selera ataupun pandangan konsumen. Hubungan masyarakat pada dasarnya serupa dengan pemasangan iklan, tetapi dilakukan tanpa mengeluarkan biaya dan ditujukan terutama untuk mempengaruhi pandangan masyarakay mengenai perusahaan ataupun organisasi. Hubungan masyarakat mengusahakan agar organisasi memiliki gambaan yertentu di mata konsumen, leveransir maupun pihak pemerintah.

2.      Berusaha mengendalkan ataupun membentk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa menguntungkan bagi organisasi.

·         Mengubah bidang kegiatan : organisasi dapat mengubah bidang kegiatan untuk medapatkan suasana lingkungan yang lebih ak. Organisasi bisa memilih segmen lingkungan yang persaingannya tidak terlalu berat.

·         Kegiatan politik : melalui kegiatan politik, organisasi seringkali bisa mempengaruhi bentuk peraturan-peraturan pemerintah, sehingga tidak berbahaya bagi organisasi. Organisasi melakukan hal itu melalui lobbying dengan pihak legislative. Dalam bentuk lain, seringkali terlihat himpunan pengusaha yang sengaja mengikuti suatu aliran politik tertentu agar dapat memperoleh prioritas sebagai rekanan pemerintah.

·         Asosiasi pengusaha sejenis : seringkali, usaha untuk mempengaruhi lingkungan terlalu berat apabiladilaksanakan oleh suatu organisasi. Karena itu, muncul asoiasi pengusaha sejenis yang merupakan persatuan dari beberapa organisasi yang bertujuan sama. Adanya persatuan itu memungkinkan terkumpulnya kekuatan maupun sumber daya yang cukup besar untuk mempengaruhi lingkungan. 

KASUS

                Dia memiliki sejumlah kekhawatiran tentang masa depan perusahaan yaitu seberapa besar ketergantungan Apple pada Steve Jobs? Usulan pemegang saham pada pertemuan pemegang saham terbaru meminta dewan untuk mengembangkan rencana suksesi eksekutif mengindikasikan bahwa pemegang saham saat ini pasti khawatir mengenai kesehatan Jobs dan kemampuan untuk memimpin perusahaan.

SOLUSI

                karena tidak selamanya manajemen senior dapat menduduki jabatannya. Ada saatnya ia harus menyerahkan tampuk kepemimpinan kepada penggantinya. Regenerasi kepemimpinan perlu dijalankan, terutama supaya menjaga visi dan misi yang ingin dicapai turut diemban oleh pemimpin selanjutnya.

                Bayangkan seandainya CEO tiba-tiba meninggalkan perusahaannya tanpa ada rencana suksesi, apa yang terjadi? Tentunya kekacauan organisasi karena kehilangan arah, dan belum ada orang yang siap untuk menggantikan posisi pemimpin. seperti yang terjadi pada Apple, dimana Steve Jobs sempat sakit dan meninggalkan posisi CEO sementara untuk menjalani perawatan. Tanpa ada rencana suksesi, tentunya Apple akan kehilangan arah. Buktinya, kinerja Apple masih tetap cemerlang meskipun tanpa Steve Jobs.

                Kedua, rencana suksesi juga penting demi meningkatkan kinerja organisasi di tengah persaingan yang makin ketat. Rencana suksesi tidak hanya bermanfaat untuk posisi puncak perusahaan, melainkan juga membekali calon-calon pemimpin lainnya di segenap bagian perusahaan dengan skill dan kompetensi yang dibutuhkan.

Hanya saja, yang menjadi permasalahan adalah seringkali manajemen gagal membekali skill dan kompetensi yang dibutuhkan oleh calon pengganti, sehingga pada akhirnya, pemimpin yang menggantikan tidak mampu dan kemudian perusahaan jatuh.

Bersin & Associate, salah satu lembaga riset dan konsultan, berdasarkan hasil studinya dalam hal succession planning, menemukan beberapa poin utama sebagai berikut:

• Lebih dari separuh responden mengaku bahwa perusahaannya hanya melakukan proses suksesi pada level eksekutif yang paling senior

• Hanya sekitar 12% responden yang menyatakan bahwa program suksesi di perusahaannya terintegrasi dengan program talent management, seperti performance management dan employee development.

• Kurang dari 40% responden yang mengaku bahwa perusahaannya mengikutkan manajer menengah dan profesional dengan skill dalam succession planning. Dan hanya 11% yang mengikutkan supervisor lini.

Lalu, bagaimana supaya rencana suksesi dapat berjalan secara efektif?

Rencana Suksesi yang Menyeluruh

Menurut Bersin & Associate, salah satu caranya adalah dengan memperluas rencana suksesi ke seluruh posisi kunci di tiap level organisasi. Kembangkan suatu sistem career profiling, dimana tersimpan database mengenai skill dan kompetensi tiap individu organisasi. Sehingga, ketika Anda membutuhkan pengganti untuk suatu posisi, Anda bisa mengecek database dan menemukan kandidat yang sesuai dengan skill dan kompetensi yang dibutuhkan dengan cepat.

Komitmen dan Engagement

Selanjutnya, yang terpenting dimiliki oleh kandidat pemimpin adalah tingkat komitmen dan engagement terhadap organisasi. Skill dan kompetensi memang penting, namun yang terpenting mereka punya komitmen dan engagement yang tinggi dengan organisasi, sehingga akan berusaha untuk memberikan kontribusi terbaik. Mereka dengan komitmen tinggi tentunya akan bersedia untuk berkorban, dan menempatkan kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadinya, suatu tuntutan yang sering dimiliki oleh tiap pemimpin.

Possess High Technical and Managerial Skill

Berdasarkan temuan Bersin & Associates, rencana suksesi lebih ditekankan pada kemampuan manajerial. Padahal, tidak hanya skill manajerial yang penting, melainkan juga skill teknis. Hal ini disebabkan karena dalam usaha mencapai keunggulan kompetitif, skill teknis yang tinggi juga punya peranan yang sama penting dengan skill manajerial.

Strategy Alignment

Strategy alignment dalam perencanaan suksesi penting, karena dengan demikian maka menjamin keselarasan visi dan misi yang dipegang saat ini dengan kandidat pemimpin. Lalu bagaimana menjalankan strategy alignment ini? Yakni melalui program-program seperti coaching, mentoring dan pelatihan-pelatihan lainnya, yang memastikan bahwa calon kandidat mempunyai skill dan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Dalam program-program ini, CEO juga harus berpartisipasi aktif, karena ia yang akan memberikan pembekalan kepada calon penggantinya. CEO juga berusaha untuk menanamkan visi dan misi yang dimiliki organisasi kepada calon penggantinya, untuk dilanjutkan nantinya.

Demikian adalah beberapa poin penting supaya rencana suksesi dapat berjalan secara efektif. Dengan menjalankannya, maka akan diperoleh kandidat yang siap memimpin dan membawa organisasi ke arah kesuksesan.